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INFORMAÇÕES SOBRE A VAGA

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Secretária Executiva

Perfil do candidato:
Escolaridade: Ensino Superior Completo em Administração/áreas afins ou Secretariado ExecutivoI Pré-requisitos: Experiência comprovada na função; Conhecimento em softwares de gestão de tempo; Conhecimento em informática intermediário/avançado; Conhecimento em pacote office intermediário ao avançado. I Diferencial: Conhecimento básico em inglês.
Atividades exercidas:
Atender os associados e público externo nos assuntos relacionados à diretoria; Realizar a organização visual da sala da diretoria e da presidência, com a distribuição do material visual da sala; Organizar, monitorar e acompanhar a agenda geral do diretor executivo, solicitando e mantendo sempre em estoque o material de papelaria e de impressora; Monitorar o recebimento dos relatórios de participação dos eventos para projetos e controle financeiro (passagens, hoteis etc.), em viagens no âmbito nacional e internacional; Cooperar no planejamento, organização e execução de eventos; Manter atualizada a relação de passagens aéreas emitidas e créditos de voos; Manter atualizada o controle de representantes nas comissões e grupos de trabalhos dos quais a instituição participa; Coordenar a condução dos coffee break durante a realização das assembleias e/ou reuniões diversas; Manter a atualização física e virtual em servidor dos cadastros dos associados; Manter a documentação institucional atualizada nos servidores de drive; Manter o sigilo dos documentos e informações dos associados e diretoria; Monitorar a realização e o envio semanalmente das pesquisas aos produtores associados; Assessorar a diretoria executiva nas atividades gerais, administrativas, tais como realizações e participação de assembleias, reuniões, elaboração de editais de convocação, atas, ofícios e demais documentos necessários; Confirmação de presença e providenciar o registro em cartório dos documentos relacionados às assembleias, e transmissão/comunicação das informações para equipes; Apoiar no registro de fotos e vídeos e assuntos/legendas para encaminhar à área de comunicação; Difundir comunicados importantes para colaboradores; Organizar e compilar documentos para formalização de processos administrativos; Acompanhar a execução dos serviços executados pela área de serviços gerais, copa, T.I, mão de obra, recepção e telefonia; Registrar as reclamações/sugestões recebidas via ouvidoria, mantendo a diretoria executiva sempre informada das intercorrências internas; Realizar outras atividades correlacionadas à função que executa.
Benefícios:
VA (R$ 33,00) + VT (R$ 8,60) + Plano de Saúde + Seguro de Vida
Características comportamentais desejadas:
Excelente comunicação; Ética e sigilo; Gestão do tempo; Iniciativa, Proatividade e autonomia; Organização; Planejamento; Relacionamento interpessoal; Trabalho em equipe; ter boa escrita; Boa apresentação pessoal.
Observações:
Após experiência, salário é reajustado para R$ 4.200,00 I Empresa localizada no setor Santa Genoveva.